Lượt truy cập: Counters
Online: 139



Hướng dẫn trình tự xử lý và luân chuyển văn bản (11-12-2009)

Trường Đại học Y Hà Nội hướng dẫn Trình tự xử lý và luân chuyển văn bản (kèm theo Quyết định số 2808/QĐ - ĐHYHN ngày 30 tháng 11 năm 2009)

1. Mục đích

Nhằm quy định thống nhất về trình tự tiếp nhận, xử lý, soạn thảo, ban hành văn bản; mặt khác tăng cường việc quản lý, xử lý và luân chuyển văn bản đảm bảo đơn giản hóa thủ tục hành chính trong hoạt động, Trường Đại học Y Hà Nội hướng dẫn Trình tự xử lý và luân chuyển văn bản (kèm theo). Hướng dẫn này nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, bảo mật, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ quản lý và tổ chức các hoạt động khác của Trường.

2. Phạm vi áp dụng

Trình tự này áp dụng cho tất cả các văn bản (bao gồm văn bản đến và văn bản đi) của các phòng, ban, bộ môn, đơn vị, cá nhân trong toàn Trường. Mọi cá nhân, đơn vị có trách nhiệm phối hợp thực hiện cùng với đơn vị đầu mối (phòng Hành chính Tổng hợp) để giúp công tác quản lý văn bản của Trường ngày càng chặt chẽ, đúng pháp luật và đạt hiệu quả cao hơn.

3. Tài liệu viện dẫn

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;

- Văn bản quản lý Nhà nước mẫu trình bầy TCVN 5700:2002

TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN VĂN BẢN

1. TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Văn bản đến được chia thành 2 loại:

· Loại 1: bao gồm tất cả văn bản, tài liệu, thư từ do Trường nhận được từ bên ngoài gửi đến.

· Loại 2: bao gồm các văn bản, tài liệu do các cá nhân, phòng, ban, đơn vị trong Trường gửi trình Ban Giám hiệu.

1.1. Quy trình xử lý văn bản đến loại 1 bao gồm các bước:

· Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ

Công văn từ bên ngoài gửi đến hàng ngày của Trường sẽ được tiếp nhận tại bộ phận Văn thư. Khi tiếp nhận văn bản đến, nhân viên Văn thư có nhiệm vụ xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ không, có còn nguyên vẹn không. Nếu không đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi, nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản. Sau khi tiếp nhận văn bản, nhân viên văn thư căn cứ vào “Nơi nhận” của văn bản để phân thành 2 loại chủ yếu:

- Văn bản gửi Ban Giám hiệu bao gồm: văn bản gửi các thành viên Ban Giám hiệu và văn bản chung gửi Trường.

- Văn bản gửi cho các cá nhân, phòng, ban, đơn vị và các bộ môn trong Trường.

Sau khi công văn được phân loại sơ bộ thì văn bản gửi cho các cá nhân, phòng, ban, đơn vị và các bộ môn trong Trường sẽ được giữ lại ở bộ phận văn thư để chuyển tới các cá nhân, đơn vị hàng ngày vào các buổi sáng.

Các văn bản gửi Ban Giám hiệu sẽ được nhân viên Văn thư phân loại thành:

- Loại không phải bóc bì: thư riêng ghi rõ họ tên từng thành viên Ban Giám hiệu, sách báo, văn bản mật, văn bản của Đảng. Loại văn bản này được chuyển đến các thành viên Ban Giám hiệu vào 9h00 hàng ngày.

- Loại phải bóc bì: các văn bản chung gửi Trường (các văn bản mà ngoài bì ghi “Trường Đại học y Hà Nội”)

· Bước 2: Bóc bì văn bản

Văn bản chung gửi Trường sẽ được nhân viên Văn thư bóc bì, kiểm soát sơ bộ và xắp sếp công văn theo thứ tự: văn bản có dấu “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” - văn bản của cơ quan chủ quản (Bộ Y tế; Bộ Giáo dục & Đào tạo) – văn bản của các Bộ, ngành khác – văn bản của các đơn vị (trực thuộc các Bộ, ngành) – văn bản của các địa phương - văn bản khác… rồi đóng dấu văn bản đến

Khi bóc bì không được làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi. Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa, có bị sót gì không. Đối với những đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh điểm gì đó thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản để lưu hồ sơ giải quyết sau này.

* Đối với những văn bản đóng dấu ký hiệu độ mật bao gồm: tuyệt mật, tối mật và mật thì bộ phận văn thư không được bóc bì và phải chuyển trực tiếp đến tay người nhận. Văn bản mật khi gửi đến Trường được phân loại thành:

- Văn bản mật gửi chung cho “Trường Đại học Y Hà Nội”: chỉ có Hiệu trưởng hoặc người được uỷ quyền bóc bì và quản lý.

- Văn bản mật gửi tên riêng cho các cá nhân, đơn vị: nếu là văn bản mật gửi các thành viên Ban Giám hiệu thì bộ phận thư ký sẽ chịu trách nhiệm trình cho các thành viên Ban Giám hiệu; nếu là văn bản mật gửi cho các cá nhân, đơn vị trong Trường thì sẽ được bộ phận văn thư chuyển trực tiếp đến tay người nhận và có ký nhận rõ ràng.

Văn thư nếu được giao phụ trách văn bản mật thì phải vào sổ riêng để theo dõi, khi chuyển văn bản mật phải chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý văn bản mật của Trường.

· Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và vào máy đăng ký.

Sau khi bóc bì nhân viên văn thư đóng dấu đến lên văn bản. Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi ngày tháng, số văn bản đến. Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản. Số đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản, số đến ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 mỗi năm.

Sau khi lấy số văn bản đến nhân viên văn thư phải đăng ký văn bản vào máy tính. Đăng ký văn bản là một bước quan trọng trong quản lý văn bản đến giúp nắm được số lượng văn bản, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến nhằm cung cấp những thông tin này kịp thời theo yêu cầu.

Khi đăng ký văn bản phải bảo đảm nguyên tắc: không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản đến chỉ đăng ký 1 lần.

· Bước 4: Trình văn bản

Vào máy xong, văn bản sẽ được bộ phận thư ký trình lên Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp (hoặc Phó phòng HCTH) để phân luồng văn bản vào 14h00 hàng ngày.

Đối với văn bản khẩn: Văn bản khẩn cả ở ngoài Trường và trong Trường gửi đến thì phải trình Trưởng phòng HCTH ngay để đảm bảo tính chất của văn bản và kịp thời giải quyết.

Sau khi được phân luồng, văn bản sẽ được bộ phận thư ký chuyển ra, tuỳ theo ý kiến đó mà văn bản sẽ được trình lên Hiệu trưởng, các thành viên Ban Giám hiệu hoặc đưa xuống bộ phận văn thư để làm các thủ tục luân chuyển tới các đơn vị liên quan. Đối với những văn bản cần phúc đáp, báo cáo thì đơn vị thực hiện chính phải có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị liên quan, cùng phối hợp với nhau hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn rồi báo cáo kết quả lên Ban Giám hiệu; ngoài ra bộ phận thư ký cũng phải vào sổ theo dõi riêng và báo cáo Ban Giám hiệu vào Thứ 6 hàng tuần trước cuộc họp giao ban công tác tuần với các phòng, ban về việc thực hiện xử lý văn bản của các đơn vị liên quan.

· Bước 5: Chuyển giao văn bản

Văn bản sau khi xử lý xong phải được chuyển giao xuống bộ phận văn thư, tại đây nhân viên văn thư tiếp tục vào máy căn cứ vào ý kiến phân luồng và ý kiến chỉ đạo giải quyết khác của lãnh đạo (nếu có), sau đó tiến hành sao chụp để gửi cho các đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết. Văn bản khi chuyển giao phải đảm bảo chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết ngay trong ngày qua mạng internet hoặc theo đường công văn thông thường (có ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản), không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay. Bản chính được lưu tại văn thư hoặc giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chính, chủ chốt.

Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó. Trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết một văn bản thì bộ phận văn thư có trách nhiệm sao văn bản ra làm nhiều bản khác nhau rồi chuyển đến từng đơn vị, cá nhân nhưng bản chính phải lưu hoặc giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính.

1.2. Quy trình xử lý văn bản đến loại 2 bao gồm các bước:

· Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ

Công văn từ trong Trường hàng ngày gửi đến trình các thành viên Ban Giám hiệu sẽ được tiếp nhận tại bộ phận văn thư hoặc bộ phận thư ký. Khi tiếp nhận văn bản của các cá nhân, phòng, ban, bộ môn trong Trường nhân viên văn thư hoặc thư ký phải có trách nhiệm xem nhanh văn bản xem trình thành viên Ban Giám hiệu nào; mặc khác cũng phải kiểm tra thể thức văn bản đã đúng quy định hay chưa, nếu phát hiện sai sót thì bộ phận văn thư hoặc bộ phận thư ký có quyền trả lại các văn bản không đúng theo thể thức quy định và yêu cầu cá nhân, đơn vị trình văn bản sửa chữa, bổ sung cho hoàn chỉnh trước khi trình Ban Giám hiệu.

Văn bản khi gửi trình Ban Giám hiệu sẽ được vào sổ, cấp cho mỗi văn bản một số đến. Số của văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 mỗi năm để tiện cho việc theo dõi và quản lý văn bản.

· Bước 2: Trình ký văn bản

Tất cả văn bản sẽ được tập hợp lại ở bộ phận thư ký trước khi trình từng thành viên Ban Giám hiệu. Hàng ngày bộ phận thư ký sẽ trình văn bản 2 lần/1 ngày vào lúc 9h00 (bao gồm các văn bản trình ký vào cuối buổi chiều ngày hôm trước và buổi sáng được tập hợp lại để trình ký) và 15h00 (bao gồm các văn bản trình ký vào cuối giờ sáng và đầu giờ chiều) cùng với các thư từ, sách báo riêng từ ngoài Trường gửi đến Ban Giám hiệu.

· Bước 3: Chuyển giao văn bản

Sau khi văn bản được Ban Giám hiệu xem xét và xử lý xong, đối với những văn bản phải có “Nơi nhận” là các đơn vị ở trong hoặc ngoài Trường thì bộ phận thư ký sẽ chuyển xuống bộ phận văn thư để vào sổ đăng ký, lấy số, photo thành nhiều bản, lấy dấu gửi đến các đơn vị liên quan, một bản lưu ở văn thư và một bản trả cho đơn vị soạn thảo.

Đối với những văn bản khác, không phải gửi tới các đơn vị khác thì bộ phận thư ký sẽ giữ lại và trả cho các cá nhân, đơn vị trình ký, có ký nhận rõ ràng.

II. TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Tất cả văn bản, tài liệu của các cá nhân, phòng, ban, đơn vị, bộ môn trong Trường gửi tới các cá nhân, đơn vị ở trong và ngoài Trường được gọi là văn bản đi.

· Bước 1: Tiếp nhận văn bản đi, phân loại sơ bộ

Mọi văn bản đi của Trường đều phải trình ký lên Ban Giám hiệu thông qua bộ phận thư ký rồi qua văn thư đăng ký, đóng dấu làm các thủ tục gửi đi.

Khi văn thư hay bộ phận thư ký nhận văn bản trình ký Ban Giám hiệu cần kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá và phải kiểm tra thủ tục hành chính. Nếu phát hiện sai sót thì báo với người có trách nhiệm để sửa chữa, bổ sung cho hoàn chỉnh trước khi trình Ban Giám hiệu.

· Bước 2: Trình ký văn bản

Tất cả văn bản sẽ được tập hợp lại ở bộ phận thư ký trước khi trình từng thành viên Ban Giám hiệu. Hàng ngày bộ phận thư ký sẽ trình văn bản 2 lần/1 ngày vào lúc 9h00 (bao gồm các văn bản trình ký vào cuối buổi chiều ngày hôm trước và buổi sáng được tập hợp lại để trình ký) và 15h00 (bao gồm các văn bản trình ký vào cuối giờ sáng và đầu giờ chiều) cùng với các thư từ, sách báo riêng từ ngoài Trường gửi đến Ban Giám hiệu.

· Bước 3: Lấy dấu, lấy số cho văn bản đi

Văn bản sau khi được phê duyệt, bộ phận thư ký sẽ lấy ra và chuyển xuống bộ phận văn thư để vào sổ đăng ký văn bản đi

* Ghi số của văn bản: Số của văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 mỗi năm. Văn bản quy phạm pháp luật được đánh số và ký hiệu của từng loại văn bản. Các văn bản khác tuỳ theo khối lượng văn bản đi của Trường mà đánh số chung theo từng loại.

* Ghi ngày tháng của văn bản: Về nguyên tắc, văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Ngày tháng được ghi ở trên đầu của mỗi văn bản. Riêng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt được đề ngày tháng là thời điểm ký ban hành.

* Đóng dấu: căn cứ vào “Nơi nhận” của mỗi văn bản, nhân viên văn thư sẽ tiến hành photo thành nhiều bản khác nhau sau đó mới tiến hành đóng dấu.

Văn bản đã có chữ ký hợp lệ mới đóng dấu. Không đóng dấu sẵn vào bản trắng. Đóng dấu phải rõ ràng, đúng mẫu quy định, mặt dấu chờm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký về bên trái.

· Bước 4: Chuyển giao văn bản

Sau khi văn bản được lấy số, nhân bản, đóng dấu hoàn chỉnh, nhân viên văn thư sẽ tiến hành đóng bì gửi các đơn vị trong hoặc ngoài Trường, các văn bản gửi đi có thể là bản chính hoặc photo (tuỳ theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo) và giữ lại hai bản: một bản lưu tại văn thư để thực hiện công tác lưu trữ, một bản trả lại đơn vị soạn thảo.

Đối với một số văn bản gửi các đơn vị nội bộ trong Trường như: lịch tuần, các văn bản phổ biến công việc chung của Trường, thông báo... tuỳ theo từng loại văn bản sẽ được phòng Hành chính Tổng hợp hoặc Trung tâm Công nghệ thông tin đăng tải trên website của Trường hoặc gửi vào hòm thư các cá nhân của các Phòng, Ban, đơn vị, bộ môn theo địa chỉ đã được cung cấp.

Các cá nhân, phòng, ban, đơn vị ở ngoài Trường cần bố trí 01 người làm nhiệm vụ văn thư, chuyên xử lý các văn bản chung của Trường gửi đến đơn vị mình, tránh trường hợp công văn đến đơn vị bị quá hạn, làm ảnh hưởng chung đến các hoạt động chung của trường.

Hiệu trưởng

Nguyễn Đức Hinh

(Đã ký)

Xin mời download các mẫu văn bản ở mục Mẫu biểu báo cáo (Hành chính)

 

 

Phòng Hành chính tổng hợp

Get the Flash Player to see this player.










nghiên cứu thị trường nông nghiệp lúa gạo Thủy sản