Tên đơn vị: PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Tên Tiếng Anh: General Administration Department

Địa chỉ đơn vị: Nhà A1, Trường Đại học Y Hà Nội

Điện thoại: 84.4.38523798 (3555)

E-mail: hcth@hmu.edu.vn

 

I. Hoàn cảnh ra đời: 

Thành lập năm 1902 là phòng Hành chính, đến 1975 là phòng Hành chính tổng hợp. 

II. Lãnh đạo tiền nhiệm: 

Trưởng phòng: 

Trịnh Quý Đông, Lâm Bi, Nguyễn Yến, Mai Văn Bộ, Phan Huy Chữ, Nguyễn Quang Đạt, Trần Ngọc Can, Nguyễn Hữu Hồng, Nguyễn Văn Ước, Đào Xuân Tích, Phùng Văn Hoàn, Lê Văn Hợi, Phạm Thị Lan 

Phó Trưởng phòng: 

Nguyễn Sinh, Võ Xuân Khánh, Nguyễn Văn Lựu, Bùi Hữu Chuân, Đặng Đức Hậu, Bùi Văn Độ, Nguyễn Ngọc Thảo, Bùi Văn Dậu, Trần Mạnh Hải, Hoàng Ngọc Thanh, Ngô Thị Kim, Nguyễn Văn Dự, Nguyễn Thu Thuỷ, Nguyễn Ngọc Diệp

III. Lãnh đạo hiện nay: 

- Phụ trách phòng:       BSNT. Vũ Quốc Đạt

- Phó trưởng phòng:   

ThS. Nguyễn Thị Thu Hà

ThS. Nguyễn Thùy Linh

- Thành phần cán bộ hiện nay: 10 Viên chức (1 kiêm nhiệm Viên chức quản lý, 1 kiêm nhiệm 50%) và 04 lao động hợp đồng; trong đó có 1 Tiến sỹ, 4 Thạc sỹ, 7 Cử nhân, 1 cán sự và 1 nhân viên khác.

IV. Chức năng của phòng:

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng và Ban Giám hiệu về những lĩnh vực công tác sau: công tác hành chính - văn thư, công tác kế hoạch - tổng hợp, công tác lễ tân. Phòng đảm nhận công việc, trực tiếp phục vụ theo sự chỉ đạo, điều hành công tác của Hiệu trưởng và Ban Giám hiệu.

V. Các nhiệm vụ chính của phòng:

1. Nhiệm vụ hành chính - văn thư lưu trữ:

          - Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín, chứng từ, điện báo, fax từ các nơi gửi về Trường, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các bộ phận chức năng liên quan để xử lý, giải quyết.

          - Kiểm tra, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình của các đơn vị và cá nhân trong Trường gửi đến xin chữ ký hoặc ý kiến của Hiệu trưởng (hoặc các Phó Hiệu trưởng).

          - Chuyển công văn, tài liệu, thư tín của các đơn vị trong Trường cho các nơi ngoài Trường (và ngược lại). Chuyển fax, thư tín điện tử, đăng ký điện thoại đường dài đến các địa phương trong nước và nước ngoài theo yêu cầu của lãnh đạo Trường.

- Phối hợp với Phòng Tuyên huấn đặt mua, tiếp nhận và phân phối báo chí đến các đơn vị trong Trường.

          - Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành. Theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

          - Quản lý và sử dụng con dấu của Trường theo đúng quy định của Pháp luật và của Hiệu trưởng.

          - Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định của công tác Văn thư - lưu trữ.

          - Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường.

          - Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế làm việc cũng như các chủ trương công tác chung của Trường.

          - Theo dõi công tác pháp chế và thanh tra, tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn khiếu nại, tố cáo, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Trường  để chuyển đến địa chỉ cần thiết. Phối hợp với Phòng TCCB, với các Phòng chức năng và hệ thống Thanh tra để điều tra, tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết trình Hiệu trưởng.

2. Nhiệm vụ kế hoạch - tổng hợp:

          - Là đầu mối và phối hợp với các Phòng, Ban, Đơn vị liên quan tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và kế hoạch chiến lược dài hạn của Nhà trường.

          - Giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc theo dõi, giám sát và đánh giá việc triển khai kế hoạch hoạt động chung của các đơn vị và toàn Trường.

          - Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc thẩm định, phê duyệt kế hoạch, các chương trình, dự án, hoạt động nằm trong khuôn khổ kế hoạch hoạt động chung của Trường.

          - Tổng hợp tư liệu, đề án, chỉ tiêu, chương trình, kế hoạch của các đơn vị trong toàn Trườn; đề xuất, kiến nghị các biện pháp giúp Hiệu trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chung của Trường; đồng thời giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc và điều hành việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.

          - Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong Trường, giúp Hiệu trưởng làm việc trong Hội nghị giao ban hàng tuần, tháng, quý, năm.

          - Tổ chức các Hội nghị phổ biến, triển khai chương trình công tác; Hội nghị chuyên đề theo định kỳ hoặc đột xuất; các Hội nghị sơ kết, tổng kết; báo cáo đột xuất cung cấp các số liệu thống kê, tổng hợp theo yêu cầu cấp trên.

          - Xây dựng Kế hoạch công tác năm, lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

3. Nhiệm vụ lễ tân, khánh tiết:

- Quản lý cơ sở vật chất, được phép mua sắm một số văn phòng phẩm, tạp phẩm, vật tư trang thiết bị làm việc và đảm bảo yêu cầu vật chất phục vụ mọi hoạt động, công tác của Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.

          - Chủ trì và phối hợp với các đơn vị khác để bảo đảm các yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, các hội nghị, hội thảo, sơ kết, tổng kết, tập huấn, tiếp khách của Trường.

          - Chuẩn bị, in ấn các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung của Trường.

          - Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác, sắp xếp, hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. Phối hợp với  Phòng Hợp tác Quốc tế thực hiện kế hoạch lễ tân đối với khách nước ngoài đến làm việc tại Trường.

- Phối hợp cùng Phòng Tổ chức Cán bộ, Phòng Tuyên huấn, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp và các đơn vị khác thực hiện kế hoạch lễ tân tại các cuộc hội họp tập thể trong Trường.

          - Thực hiện các công việc hiếu, hỉ  theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

          - Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng, xã giao với các cơ quan ngoài Trường, các cơ quan cấp trên theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

          4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu Nhà trường giao.

VI. Phân công nhiệm vụ của các thành viên trong phòng:

 
 
Họ tên/chức danh Chức trách, nhiệm vụ

Phó Trưởng phòng

Nguyễn Thị Thu Hà

Thạc sĩ Xây dựng Đảng và chính quyền nhà nước

Email: thuha1970@hmu.edu.vn

SĐT: 04.38523798 (3117)

- Thay mặt Trưởng phòng quản lý, điều hành công việc của Phòng khi Trưởng phòng vắng mặt: Thư ký Giao ban Trường hàng tuần; tổ chức các cuộc họp, hội nghị; chỉ đạo, kiểm tra công tác Thư ký cuộc họp và nội dung các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo, kết luận của BGH đến các đơn vị.

- Trực tiếp phụ trách công tác ISO của phòng.

- Ký sao y, chứng thực các văn bằng, chứng chỉ, văn bản do Trường ban hành theo quy định.

- Tham gia việc phân luồng, xử lý văn bản đến của Trường.

- Tham gia điều phối hoạt động lễ tân khánh tiết.

- Tham gia tổ chức hoạt động của HMU Shop.

- Hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ của các tổ công tác khi cần thiết.

- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng và Ban Giám hiệu phân công.

Chuyên viên

Nguyễn Thùy Linh

ThS QLNN

Email: nguyenthuylinh@hmu.edu.vn

SĐT: 04.38523798 (3114)

- Đầu mối công tác văn thư: xây dựng kế hoạch hoạt động công tác Văn thư hàng năm; lập sổ quản lý, lập phiếu xử lý văn bản đến.

- Tiếp nhận văn bản, kiểm tra thể thức, ký nháy, trình ký và trả văn bản cho các đơn vị sau khi BGH phê duyệt.

- Lập kế hoạch và đề xuất việc mua sắm văn phòng phẩm phục vụ công việc của Ban Giám hiệu.

- Đầu mối công tác ISO.

- Điều phối Tổ Lễ tân phục vụ các hoạt động của Trường.

- Dự trù và thanh quyết toán kinh phí các hoạt động lễ tân khánh tiết, đối ngoại trong nước của Trường do Phòng chủ trì.

- Tham gia kiêm nhiệm công tác Phụ trách Văn phòng Phân hiệu ĐHYHN tại Thanh Hóa.

- Tham gia công tác kế hoạch tổng hợp, thư ký các cuộc họp do BGH chủ trì.

- Tham gia tổ chức các ngày Lễ của Trường do Phòng HCTH phụ trách.

- Xây dựng lịch công tác năm của Trường.

- Giúp việc cho Ban Giám hiệu trong các công việc sự vụ được giao.

 

Chuyên viên

Nhữ Thành Hưng

CN YTCC

Email: nhuthanhhung@gmail.com

SĐT: 04.38523798 (3547)

- Đầu mối quản trị phần mềm quản lý văn bản trực tuyến. Phối hợp với các đơn vị trong toàn Trường và đơn vị cung cấp phần mềm để cập nhật, sửa chữa kịp thời, đáp ứng yêu cầu của công việc.

- Lập sổ quản lý tài sản của Phòng và Ban Giám hiệu.

- Thiết kế, in ấn Thư mời, Giấy mời, Thiếp chúc mừng, Thư cảm ơn...

- Thiết kế biển chỉ dẫn các đơn vị trong nhà A1.

- Thiết kế biển tên các đơn vị, chức danh trong nhà A1 (Tiếng Việt - Tiếng Anh).

- Thư ký cuộc họp giao ban An ninh - Trật tự của Trường.

- Tham gia công tác kế hoạch tổng hợp.

- Tham gia hoạt động của HMU Shop.

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Phòng phân công.

Chuyên viên

Nguyễn T. Thùy Dung

CN Ngoại ngữ, CN Kinh tế

Email: nhuthanhhung@gmail.com

SĐT: 04.38523798 (3547)

- Đầu mối công tác thi đua - khen thưởng của phòng.

- Lập Báo cáo công tác tài chính của các đơn vị thuộc khối hậu cần theo định kỳ trình BGH xem xét và chỉ đạo.

- Điều phối cán bộ coi thi theo điều động của Phòng TCCB.

- Tham gia công tác lưu trữ: xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ hàng năm; quản lý hồ sơ lưu trữ đảm bảo an toàn, hiệu quả; thu thập, bổ sung tài liệu từ các đơn vị vào kho lưu trữ; phân loại, vệ sinh, sắp xếp và thống kê tài liệu lưu trữ trong kho; scan và lưu trữ văn bản lưu trữ dưới dạng file điện tử.

- Tham gia thư ký cuộc họp phòng.

- Tham gia các công việc liên quan đến Cải cách Hành chính của Trường.

- Tham gia công tác thu thập, sưu tầm tư liệu, hiện vật phục vụ phòng Truyền thống của Trường.

- Tham gia công tác lễ tân khánh tiết.

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Phòng phân công.

Chuyên viên

Phạm Thị Nga

CN QTKD

Email: phamnga0979@gmail.com

SĐT: 04.38523798 (3555)

- Chịu trách nhiệm chính về quản lý con dấu của Trường theo quy định. Theo dõi, cập nhật và kiểm soát chữ ký của lãnh đạo được đóng dấu Trường.

- Đầu mối theo dõi và triển khai việc khắc dấu các chức danh lãnh đạo của Trường.

- Lập sổ theo dõi Quyết định đi.

- Đầu mối tiếp nhận - hoàn trả hồ sơ đề nghị sao y, chứng thực; theo dõi, thanh quyết toán kinh phí.

- Tiếp nhận và phân loại sơ bộ công văn đến của Trường.

- Tiếp nhận và phân phối báo, tạp chí đến các đơn vị.

- Theo dõi, thanh toán việc gửi công văn, tài liệu của Trường theo đường bưu điện.

- Xác nhận vào giấy đi đường của các cá nhân đến liên hệ công tác, học tập.

- Lập kế hoạch và điều phối CBVC trong Phòng đi đám hiếu của Trường theo tuần (phối hợp với Công đoàn Trường).

- Tổ trưởng Công đoàn.

- Tham gia bán và thu hồ sơ thầu của Trường.

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Phòng phân công.

 

Chuyên viên

Bùi Hải Yến

CN Lưu trữ học

Email: yenduong_kb@yahoo.com

SĐT: 04.38523798 (3558)

- Chịu trách nhiệm chính về công tác lưu trữ của Trường: xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ hàng năm.

- Trực tiếp quản lý kho lưu trữ, đề xuất phương án quản lý hồ sơ lưu trữ đảm bảo an toàn, hiệu quả.

- Thu thập, bổ sung tài liệu từ các đơn vị vào kho lưu trữ;

- Phân loại, vệ sinh, sắp xếp và thống kê tài liệu trong kho lưu trữ;

- Lập sổ theo dõi và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Đầu mối scan và lưu trữ văn bản dưới dạng file điện tử.

- Tham gia công tác văn thư.

- Tham gia công tác lễ tân khánh tiết.

- Tham gia công tác ISO.

- Tham gia công tác thu thập, sưu tầm tư liệu, hiện vật phục vụ phòng Truyền thống của Trường.

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Phòng phân công.

Chuyên viên

Nguyễn Minh Đức

ThS Kinh tế

Email: btcu2007@gmail.com

SĐT: 04.38523798 (3558)

- Đầu môi hỗ trợ hoạt động của Hội Cựu sinh viên Trường.

- Đầu mối phối hợp với TTDVTH quản lý hoạt động của HMU Shop.

- Dự trù và thanh quyết toán kinh phí các hoạt động lễ tân khánh tiết, đối ngoại trong nước của Trường do Phòng chủ trì.

- Tham gia tổ chức các ngày lễ của Trường do Phòng HCTH phụ trách.

- Tham gia công tác kế hoạch tổng hợp.

- Tham gia công tác lễ tân khánh tiết.

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Phòng phân công.

Chuyên viên

Nguyễn Văn Trọng

CN QTKD

CV Văn phòng Công đoàn

Email: vantrong201007@gmail.com

SĐT: 04.38523798 (3200)

(kiêm nhiệm 50%)

- Đầu mối vận hành hoạt động của màn hình tại sảnh A1.

- Chụp ảnh tư liệu các cuộc Hội, Họp có sự tham gia của Lãnh đạo Trường và yêu cầu của công việc.

- Quản lý các tư liệu phim, ảnh của Trường và Phòng.

- Tham gia thiết kế, in Thư mời, Giấy mời, Thiếp chúc mừng, Thư cảm ơn...

- Tham gia công tác lễ tân khánh tiết.

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Phòng phân công.

Chuyên viên

Phạm Thị Thu Huyền

CN Lưu trữ học

Email: huyenhuyen.hmu@gmail.com

SĐT: 04.38523798 (3114)

- Đầu mối thực hiện các công việc liên quan đến Cải cách Hành chính Trường ĐHYHN: lập kế hoạch, triển khai thực hiện, đánh giá tiến độ, kết quả thực hiện.

- Chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin và cập nhật Kỷ yếu điện tử tại phòng Truyền thống.

- Tham gia công tác văn thư: hỗ trợ tiếp nhận văn bản của các đơn vị gửi đến trình xin ý kiến của Ban Giám hiệu.

- Tham gia công tác kế hoạch tổng hợp.

- Tham gia công tác lễ tân khánh tiết.

- Tham gia công tác ISO.

- Tham gia hoạt động giới thiệu Phòng Truyền thống của Trường.

- Tham gia hoạt động tại HMU Shop.

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Phòng phân công.

Cán sự

Lưu Thị Hạnh

TC sư phạm

Email: hanhluu2812@gmail.com

SĐT: 04.38523798 (3200)

- Chịu trách nhiệm chính việc trực Tổng đài điện thoại của Trường.

- Cập nhật danh bạ điện thoại toàn Trường.

- Theo dõi việc sử dụng và hoàn thiện thủ tục thanh toán tiền điện thoại của Trường với công ty viễn thông.

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị lập báo cáo, phúc đáp công văn của các cơ quan gửi đến đảm bảo đúng thời hạn quy định.

- Thư ký các cuộc họp của Phòng.

- Tham gia phần mềm quản lý văn bản: tập hợp, scan văn bản đến, cập nhật vào phần mềm QLVBTT

- Tham gia công tác văn thư: lập sổ theo dõi công văn đi.

- Tham gia công tác lễ tân khánh tiết.

- Tham gia sắp xếp vị trí chỗ ngồi, điểm danh đại biểu một số cuộc họp của Trường.

- Thực hiện công việc khác do Lãnh đạo phòng phân công.

Nhân viên

Ngô Văn Chiến

THPT

Email: vchien80@gmail.com

SĐT: 04.38523798 (3200)

- Nhân bản các văn bản, tài liệu và chuyển trực tiếp đến các cá nhân và đơn vị trong toàn Trường (khi cần thiết) và có ký nhận.

- Lập và quản lý sổ đăng ký công văn, tài liệu gửi đi, gửi đến các đơn vị trong toàn Trường.

- Sắp xếp vị trí chỗ ngồi, điểm danh đại biểu một số cuộc họp của Trường theo chỉ đạo.

-  Đầu mối lập dự trù, tiếp nhận và bàn giao văn phòng phẩm cho CBVC của Phòng.

- Tham gia phần mềm quản lý văn bản: tập hợp, scan văn bản, chuyển văn bản đi đến các đơn vị qua email.

- Tham gia công tác lưu trữ: vận chuyển, sắp xếp tài liệu tại kho.

- Tham gia công tác lễ tân khánh tiết.

- Thực hiện công việc khác do Lãnh đạo phòng phân công.